Kommuner, regioner och myndigheter ansvarar för att leverantörer som tilldelas offentliga kontrakt är seriösa – och för att villkoren följs även i underleverantörsled. Kontrollen behöver göras både i upphandlingen och löpande under avtalstiden.
Kraven kommer från flera håll: uteslutningsgrunderna i lagen om offentlig upphandling (LOU), arbetsrättsliga villkor på kollektivavtalsnivå, skattekontroller, krav på personalliggare i vissa branscher – och för kritisk verksamhet CER-direktivets krav på bakgrundskontroller även av leverantörers personal.
I praktiken uppstår bristerna oftast efter tilldelningen: i frågan om vem som faktiskt utför arbetet, med vilken identitet och med vilken rätt att arbeta.
Processen ska inkludera följande
Nedan text får användas vid upphandling av tjänster från externa leverantörer för att säkerställa att individer med falska ID-handlingar eller utan rätt till arbete inte är verksamma i upphandlande parts lokaler och arbetsplatser. Kravspecifikationen syftar även till att säkerställa att anlitade företag följer lagar och regler gällande individers rätt till arbete.
Leverantören av denna tjänst ska kunna uppvisa en verifierad och standardiserad process för kontroll av identitet och rätt till arbete för samtliga anställda som utför arbete inom ramen för detta avtal. Processen ska vara utformad för att säkerställa att samtliga anställda som tillhandahålls av leverantören har rätt att arbeta enligt i Sverige gällande lagstiftning.
- Okulär kontroll
- Leverantören ska genomföra en visuell kontroll av de presenterade identitetsdokumenten för att säkerställa att de är äkta och överensstämmer med individens utseende.
- Teknisk verifiering
- Leverantören ska använda teknisk utrustning för att verifiera dokumentens äkthet. Verifieringen ska inkludera jämförelse med kända databaser för säkerhetsdetaljer.
- Kontroll av giltighet
- Leverantören ska kontrollera att dokumenten är giltiga, inte är utgångna, eller kommer att upphöra att gälla inom de närmaste fyra månaderna.
Uteslutning och kvalificering enligt LOU
- Obligatoriska uteslutningsgrunder: en leverantör ska uteslutas vid lagakraftvunnen dom för bland annat deltagande i organiserad brottslighet, korruption, penningtvätt, terroristbrott och människohandel.
- Frivilliga uteslutningsgrunder: till exempel obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter, allvarliga fel i yrkesutövningen eller konkurs.
- Kvalificeringskrav: teknisk och yrkesmässig kapacitet samt ekonomisk och finansiell ställning.
- Kontrollen omfattar även företag vars kapacitet åberopas – och uteslutningsgrunder kan kontrolleras även hos underleverantörer.
Villkor på kollektivavtalsnivå – även i underleverantörsled
- När det behövs ska upphandlande organisationer ställa arbetsrättsliga villkor om lön, semester och arbetstid enligt kollektivavtalsnivå.
- Leverantören ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller villkoren i kontraktet.
- Uppföljningen kan ske genom egenrapportering, dokumentgranskning och kontroller på plats.
- Ju fler underleverantörsled, desto svårare blir kontrollen – och desto större är risken för oskäliga arbetsvillkor och arbetslivskriminalitet.
Kontroller där arbetet utförs
- Personalliggare: krävs bland annat i bygg-, restaurang- och fordonsservicebranschen – elektronisk personalliggare gäller på byggarbetsplatser över en viss storlek.
- ID06: branschstandard för identifikation och närvaroregistrering på byggarbetsplatser.
- Identitet och rätt att arbeta: arbetsgivaren har kontrollskyldigheten, men det är beställaren som drabbas när oseriösa led släpps in. Inskrivningskontroller vid grinden fångar falska identiteter och saknade tillstånd.
- Utstationering: utländska arbetsgivare ska anmäla utstationerade arbetstagare till Arbetsmiljöverkets register.
Kritisk verksamhet: bakgrundskontroller även av leverantörer
- CER-direktivet och LOM (föreslås träda i kraft den 1 januari 2027) innebär att personer i befattningar som efter en befattningsanalys bedöms känsliga ska bakgrundskontrolleras – även när de är anställda hos leverantörer och underleverantörer.
- Kravställ i avtalet: leverantören ska kunna visa att personalen är kontrollerad – identitet, belastningsregisterutdrag och ny kontroll senast vartannat år.
Så hjälper Sistec
Kravspecifikation för upphandlingen
Färdiga kontrollkrav att ta in i upphandlingsunderlaget, framtagna för beställare med höga krav på personalsäkerhet.
Inskrivningskontroll
Fysisk verifiering av identitet, rätt att arbeta och utstationering innan personalen får tillträde till arbetsplatsen.
Löpande leverantörskontroll
Kontroll av leverantörers och underleverantörers personal via Compliance Platform, med dokumentation och uppföljning.
Bakgrundskontroll enligt CER
Belastningsregisterutdrag granskas vid ett fysiskt möte utan att kopior sparas, och plattformen påminner när det är dags för ny kontroll.
Vanliga frågor om leverantörskontroll
Före tilldelning ska den upphandlande organisationen kontrollera uteslutningsgrunderna – till exempel domar för ekonomisk brottslighet samt obetalda skatter och avgifter – och att leverantören uppfyller kvalificeringskraven.
Den upphandlande organisationen ska kräva att leverantören säkerställer att anlitade underleverantörer uppfyller ställda arbetsrättsliga villkor, och uteslutningsgrunder kan kontrolleras även hos underleverantörer. I praktiken är kontrollen av vem som faktiskt utför arbetet den svåraste delen.
Bland annat i bygg-, restaurang- och fordonsservicebranschen. På byggarbetsplatser över en viss storlek krävs elektronisk personalliggare.
Arbetsgivaren har den formella kontrollskyldigheten enligt utlänningslagen, men beställaren bär både risk och ansvar när arbetet utförs i den egna verksamheten. Inskrivningskontroller med fysisk ID-verifiering är det säkraste sättet att stänga luckan.
Enligt förslaget ska kritiska verksamhetsutövare bakgrundskontrollera personer i befattningar som efter en befattningsanalys bedöms känsliga – även extern personal. Det innebär i praktiken att kontrollkraven behöver ställas vidare i avtal med leverantörer och följas upp löpande.
Säkra hela leverantörskedjan
Sistec kontrollerar identitet, rätt att arbeta och bakgrund hos leverantörers personal – från upphandlingskrav till inskrivning vid grinden och löpande uppföljning.