Integritetspolicy för appen Sistec - Verify

1. Om appen och vilka som berörs

Sistec - Verify är en arbetsapp för Sistecs kunder. Behöriga användare hos kunden fotograferar identitetshandlingar, läser handlingens chip och skickar skanningen till kundens konto hos Sistec. Appen kan bara användas med ett Sistec-konto som har behörighet till skanningsappen, och det går inte att skapa ett konto i appen.

Policyn gäller två grupper:

• checkdig som använder appen, alltså anställda hos Sistecs kunder som loggar in för att skanna handlingar
• checkdig vars identitetshandling skannas, till exempel vid rekrytering, inskrivning på en arbetsplats eller kontroll av rätten att arbeta

I övrigt gäller Sistecs integritetspolicy.

2. Vem ansvarar för uppgifterna?

Sistec AB är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om dig som använder appen: inloggning, användarkonto, säkerhetsloggning och felsökning av chipläsningen.

När en identitetshandling skannas behandlar Sistec uppgifterna för kundens räkning, enligt avtalet och personuppgiftsbiträdesavtalet med kunden. Kunden, alltså den organisation som låter kontrollera handlingen, är personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamål, rättslig grund och hur länge skanningen sparas. Det är samma rollfördelning som för Sistecs Right to Work-tjänster.

3. Uppgifter om dig som använder appen

Användarnamn, lösenord och tvåfaktorskod

Skickas till Sistec vid inloggning för kontroll. Lösenordet och koden sparas inte i appen.

Inloggning med Microsoft

Väljer du det loggar du in hos Microsoft i ett säkert webbläsarfönster. Appen får en åtkomstnyckel från Microsoft och skickar den till Sistec, som kontrollerar vem du är. Appen ser aldrig ditt Microsoft-lösenord.

Inloggningsnyckel

Sparas i appen på telefonen tills den går ut eller du loggar ut.

Misslyckade inloggningsförsök

Registreras med användarnamn och tidpunkt för att skydda kontot mot gissade lösenord. Låses kontot efter för många försök sparas IP-adressen i kontots händelselogg.

Skanningar du har gjort

Varje sparad skanning kopplas till ditt användarkonto.

Felsökningsdata från chipläsningen

Efter varje försök att läsa ett chip skickas telefonmodell, iOS-version, appversion, felkod, hur lång tid läsningen tog, handlingens typ och de två sista tecknen i dokumentnumret till Sistec. Uppgifterna loggas med ditt användarnamn.

Tekniska loggar

Sistecs servrar loggar anropen från appen, bland annat tidpunkt och IP-adress, för drift och säkerhet.

Sistec behandlar uppgifterna med stöd av berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR): att bara behöriga användare ska komma åt tjänsten, att skydda kontona och att hålla chipläsningen fungerande och säker.

4. Uppgifter om dig vars handling skannas

Fotografier av handlingen

Fram- och baksida, med ansiktsfoto och namnteckning om de finns på handlingen. Tas med telefonens kamera.

Uppgifter ur handlingen

Namn, födelsedatum, kön, nationalitet, personnummer eller motsvarande, handlingens typ, nummer och utfärdande land, utfärdande- och giltighetsdatum samt den maskinläsbara raden. Läses ut ur fotona hos Sistec.

Innehållet i handlingens chip

Samma uppgifter i digital form, ansiktsfotot som finns lagrat i chipet och chipets säkerhetsdata (certifikat och signaturer). Läses med telefonens NFC-läsare.

Resultatet av kontrollen

Bland annat om handlingen bedöms vara äkta och om ansiktsfotot på handlingen stämmer med fotot i chipet. Skapas hos Sistec.

Ansiktsfotot på handlingen jämförs maskinellt med fotot i chipet för att bedöma om handlingen är äkta. Resultatet är ett underlag som en människa hos kunden bedömer. Appen fattar inga automatiserade beslut om dig.

Kunden avgör som personuppgiftsansvarig varför kontrollen görs och med vilken rättslig grund, också för jämförelsen av ansiktsfoton.

5. Uppgifter som appen inte samlar in

Appen använder inte platsinformation, kontakter, bildbiblioteket, mikrofonen, reklam-ID eller någon annan identifierare för enheten. Den innehåller inga verktyg för reklam, analys eller spårning.

Fotona sparas inte i telefonens bildbibliotek, och appen behåller varken foton eller chipdata på telefonen när skanningen har skickats.

6. Behörigheter i telefonen

• photo_cameraKamera används bara medan du fotograferar en handling i appen.
• nfcNFC används bara medan du läser ett chip. Du kan hoppa över chipläsningen.

Du kan när som helst ta tillbaka kamerabehörigheten i Inställningar. Då går det inte att skanna.

7. Vilka får del av uppgifterna?

Uppgifterna säljs inte och lämnas inte ut för andras egna ändamål. De behandlas av:

• arrow_rightKunden, den organisation som låter kontrollera handlingen. Behöriga användare hos kunden ser skanningen och resultatet i Sistec.
• arrow_rightMicrosoft, som driftleverantör för Sistecs servrar och lagring (Microsoft Azure) och som inloggningstjänst om du loggar in med Microsoft.
• arrow_rightRegula, vars programvara för dokumentkontroll ingår i appen och körs på Sistecs egna servrar. Appen hämtar Regulas dokumentdatabas från Regulas servrar, och då ser Regula telefonens IP-adress men inga uppgifter om användare eller handlingar.

8. Var behandlas uppgifterna?

Sistecs servrar, databaser och lagring finns i Microsoft Azures datacenter inom EU.

9. Hur länge sparas uppgifterna?

Inloggningsnyckel i appen

Tills den går ut eller du loggar ut. Den försvinner också om appen avinstalleras.

Foton och chipdata i appen

Bara medan skanningen pågår.

Misslyckade inloggningsförsök

Raderas automatiskt efter drygt ett dygn.

Kontots händelselogg, med IP-adress vid låsning

Så länge kontot finns, som en del av kontots historik.

Tekniska loggar och felsökningsdata

30 dagar.

Skanningar hos Sistec (bilder, utlästa uppgifter och resultat)

Så länge kunden har gett Sistec i uppdrag att spara dem, enligt avtalet med kunden.

10. Hur skyddas uppgifterna?

All kommunikation mellan appen och Sistec är krypterad (HTTPS/TLS). Inloggningen kan kräva tvåfaktorsautentisering, och bara användare som har fått behörighet till skanningsappen kan skicka in skanningar. Åtkomsten till sparade skanningar är behörighetsstyrd.

11. Dina rättigheter

Du som använder appen kan begära tillgång till dina uppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få uppgifter raderade, begära begränsning och invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse. Kontakta dpo@sistec.se.

Du vars handling har skannats vänder dig till den organisation som lät kontrollera handlingen, eftersom den är personuppgiftsansvarig. Sistec hjälper kunden att hantera din begäran.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

12. Radering av konto

Användarkonton skapas och tas bort av administratören i din organisation, inte i appen. Vill du få ditt konto eller dina uppgifter raderade kontaktar du administratören eller dpo@sistec.se.

13. Ändringar

Policyn kan uppdateras. Den gällande versionen finns alltid på den här sidan, med datum för den senaste ändringen överst.